MARCO TEÓRICO de Procesador de Texto "Word"

Iconos de Microsoft Word:

Cabe aclarar que a partir de la versión 2007 medianamente los demás procesadores son similares. Acá las imágenes pertenecen a la versión 2007 y 2010

VENTANAS

Entorno de Word 2007 y 2010

Crear, Guardar y Abrir un ARCHIVO

Archivo Nuevo

Versión Word ´98 y 2003

1. Menú Archivo, 
2. Seleccionar Nuevo y,
3. Clic en Documento en Blanco.

Versión Word 2007 y 2010

1. Clic en el botón Office /  Nuevo
2. Seleccionar Documento en blanco y 
3. Clic en Crear.

Guardar un archivo

Versión Word ´98 y 2003

1. Menú Archivo y después clic en Guardar Como (si el archivo es nuevo o si se desea guardar en otra ubicación).
2. En Guardar en, se debe seleccionar la carpeta o dispositivo donde se va ha guardar el archivo.
3. Colocar el Nombre de archivo y después clic en Guardar.

Si el archivo ya tiene un nombre, y se desea guardar las últimas modificaciones, ir a Archivo / Guardar o clic en el botón correspondiente.

Versión Word 2007 

1. Clic en el botón Office /  Guardar Como (si el archivo es nuevo o si se desea guardar en otra ubicación) elegir con que formato se desea guardar el archivo.
2. Se debe seleccionar la carpeta o dispositivo de almacenamiento donde se va a guardar el archivo.
3. Colocar el Nombre de archivo y después clic en Guardar.

Si el archivo ya tiene un nombre, y se desea guardar las últimas modificaciones, ir a Archivo / Guardar o clic en el botón correspondiente.

Abrir un archivo

Versión Word ´98 y 2003

1. Menú Archivo / Abrir,
2. En Buscar en, se debe buscar la carpeta o dispositivo de almacenamiento donde se encuentra guardado el trabajo,
3. Marcar el archivo, y clic en Abrir o doble clic.

Versión Word 2007 y 2010

1. Clic en el botón Office /  Abrir,
2. Buscar la carpeta o dispositivo de almacenamiento donde se guardó el archivo.
3. Marcar el archivo, y clic en Abrir o doble clic.

FORMATO A FUENTES

Versión Word ´98 y 2003

1. Una vez seleccionado el texto, 
2. Menú Formato y después clic en Fuente.

Se abrirá un cuadro de diálogo donde deberás observar detenidamente cada una de sus opciones y seleccionar lo que se desee.

También, se puede modificar la Fuente desde la Barra de Herramientas de Formato:

Versión Word 2007 y 2010

1. Una vez seleccionado el texto.
2. Clic en el menú Inicio, seleccionar la opción que se desee.

CAMBIAR MAYÚSCULAS Y MINÚSCULAS

FORMATO A PÁRRAFOS

1. Seleccionar el texto, luego
2. Clic con el botón derecho sobre el texto seleccionado y elegir Párrafo, allí en el cuadro de diálogo elegir la opción que se desee.

CORRECCIÓN ORTOGRÁFICA

El procesador de textos marcará los errores ortográficos de color Rojo y los gramaticales de color Verde. Se pueden corregir manualmente o utilizando el botón derecho sobre la palabra subrayada y elegir la palabra correcta -según opciones de muestra-, en caso de no encontrar la palabra correcta se puede optar por Omitir o Agregar al diccionario.

ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA

Versión Word ´98 y 2003

1. Menú Ver / Encabezado y Pie de Página.

     2. Para poder alinear el texto (Nombre, Fecha, etc.) se puede utilizar la tecla Tab (ubicada arriba de la tecla Bloq Mayús).

   3. En el botón Configurar Página / Diseño se puede modificar las dimensiones del Encabezado y Pie de página:

 Versión Word 2007 y 2010

1. Clic en el menú Insertar,
2. En el bloque de Encabezado y pie de página elegir la opción que se desee:

CONFIGURAR PÁGINA

CORTAR, COPIAR Y PEGAR

Previamente a copiar o cortar el texto, se debe seleccionar el texto.

DESHACER Y REHACER

En caso de equivocarnos en lo que estemos haciendo, podemos utilizar los botones de Deshacer o Rehacer, para volver atrás o ir hacia delante, en base a las tareas realizadas.

SALTO DE PÁGINA

1. En Word '98 y 2003, en el menú Insertar, clic en Salto. En Word 2007 y 2010, en el menú Diseño de página, en el bloque Configurar página, clic en Salto.
2. Marcar la opción Salto de Página en Word '98 y 2003 y Página siguiente en Word 2007 y 2010.

INSERTAR IMÁGENES PREDISEÑADAS

Versión Word ´98 y 2003

1. Ubicar el punto de inserción donde se desea insertar la imagen.
2. Luego ir a Insertar / Imagen / Imagen Prediseñada

Una vez insertada la imagen, de los puntos que la rodean se puede agrandar o achicar la imagen presionando el botón primario del mouse y arrastrando.

Para mover la imagen es necesario aplicarle un Ajuste de texto de la Barra de Herramientas de imagen. 

Nota: En caso de que no aparezca la Barra de imagen se puede insertar con el botón derecho sobre la imagen, en el menú contextual elegir Mostrar Barra de Dibujo.

Versión Word 2007 y 2010

1. Ubicar el punto de inserción donde se desea insertar la imagen.
2. Luego ir a Insertar / Iustraciones / Imagen Prediseñada.
3. Al costado aparecerá Panel de imágenes, en el cual se debe presionar Buscar para que aparezcan las imágenes. Allí cliclear la imagen deseada.

Una vez insertada la imagen, de los puntos que la rodean se puede agrandar o achicar la imagen presionando el botón primario del mouse y arrastrando.

De la Herramientas de Imagen que aparece al seleccionar la imagen, se le pueden dar los siguientes detalles:

Para mover la imagen es necesario aplicarle un Ajuste de texto.

Nota: para insertar una imagen que no es Prediseñada, basta con copiarla con el botón derecho del mouse, pegarla en el Word (no importa la versión) y aplicarle Ajuste de Texto, y listo, se le puede aplicar las mismas modificaciones de imagen prediseñada (color, efectos, etc.).

NUMERACIÓN Y VIÑETAS

 Versión Word '98 y 2003

Desde la Barra de Herramientas de Formato, las viñetas y los números se pueden insertar presionando los botones:

Desde el menú Formato / Numeración y Viñetas, se pueden elegir opciones para viñetas, números y esquemas. Se pueden acceder a otros estilos de viñetas desde el botón Personalizar / Fuente o Carácter o Imagen:

 Versión Word 2007 y 2010

En el menú Inicio, en el bloque Párrafo tenemos las siguientes opciones para elegir:

INSERCIÓN DE OBJETOS (Autoformas - Wordart - Imágenes)

Versión Word '98 y 2003

De la Barra de Dibujo se pueden insertar objetos como Autoformas, texto de WordArt e Imágenes y editar su formato (en caso de que no aparezca la barra, botón derecho sobre la Barra de Estándar o Formato, aparecerá un lista con todas las barras disponibles, allí elegir la de Dibujo):

 Versión Word 2007 y 2010

Insertar texto de WortArt

La opción se encuentra en el menú Insertar.

Insertar Autoformas

1. En el menú Insertar, en el bloque Ilustraciones clic en Formas y elegir la forma que se desea.
2. Luego, en la Barra de Herramientas de Dibujo, se puede editar el objeto insertado:

NOTA AL PIE

Versión Word '98 y 2003

1. Colocar el punto de inserción detrás de la palabra a la que se le hará la nota.
2. Menú Insertar, clic en Referencia y después clic en Nota al pie.
3. Una vez especificada la ubicación de la nota y el Formato, clic en Aceptar.

Versión Word 2007 y 2010

1. Colocar el punto de inserción detrás de la palabra a la que se le hará la nota.
2. En el menú Referencias, clic en el siguiente botón para insertar directamente la nota al pie:

TABULACIONES

Las tabulaciones insertadas a mano alzada:

Otra forma de insertarlas, es hacer un doble clic sobre alguna tabulación o sobre la regla:

TABLAS

Versión Word '98 y 2003

CREAR TABLA  1. Colocar el punto de inserción donde se desee colocar la tabla.  2. Menú Tabla/Insertar/Tabla  3. Indicar la cantidad de columnas y filas, y clic en Aceptar. COMBINAR CELDAS  1. Seleccionar las celdas a combinar  2. Menú Tablas/Combinar celdas DIVIDIR CELDAS  1. Seleccionar las celdas a dividir  2. Menú Tablas/Dividir celdas  3. Indicar cantidad de columnas y filas que se desean dividir. SALTO DE PAGINA  1. Ubicar el punto de inserción debajo de la tabla  2. Menú Insertar/Salto/Salto de página, y clic en Aceptar. ORDENAR ALFABETICAMENTE  EL CONTENIDO DE LAS TABLAS  1. Seleccionar las filas que contienen los datos a ordenar.  2. Menú Tabla/Ordenar

ELIMINAR *Borrar el contenido de una tabla  1. Seleccionar los elementos a borrar  2. Presionar la tecla SUPR o DEL. *Eliminar una tabla y su contenido  1. Hacer clic en la tabla.  2. Menú Tabla/Eliminar/Tabla *Eliminar filas o columnas  1. Selecciona fila o columna  2. Menú Tabla/Eliminar/Fila o Columna FORMATO A TABLAS Seleccionando la tabla, fila o columna, se le puede cambiar el Borde y Sombreado, desde el menú Formato/Bordes y Sombreados/Bordes  y Sombreado. AUTOFORMATO DE TABLAS A las tablas se les puede dar un formato ya establecido por Word, tanto a fuente, alineación, bordes, sombreados, etc. y se aplica automáticamente a la tabla.  1. Seleccionar la tabla  2. Menú Tabla/Autoformato de Tabla  3. Elegir un formato de tabla y clic en Aceptar

Versión Word 2007 y 2010

En el menú Insertar, clic en el botón Tabla, mostrará las siguientes opciones:

***En la opción Insertar tabla se pueden elegir mas columnas y filas.

DIRECCIÓN DEL TEXTO

*Permite cambiar la dirección del texto en una celda.

ALINEACIÓN DEL TEXTO

*Permite alinear el texto de una celda.

AJUSTE DE TEXTO

*Permite ajustar el texto a una tabla.

Dirección, Alineación y Ajuste de texto, se pueden aplicar, haciendo un clic con el botón derecho sobre la celda, y siguiendo los siguientes pasos:

Queda pendiente: Cartas y sobres, Combinación de correspondencia, Índices, entre otras opciones.

CONVERSIÓN DE SISTEMA DE NUMERACIÓN

Un método muy sencillo para convertir números del Sistema Decimal a Binario, Octal y Hexadecimal.

Para ello debemos tener en cuenta la base de cada sistema:

Sistema Decimal de base 10; que va del 0 al 9.

Sistema Binario de base 2; que es el 0 y el 1.

Sistema Octal de base 8; que va del 0 al 8.

Sistema Hexadecimal de base 16; incluye 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, A, B, C, D, E y F.

Conversión de Sistema Decimal a Sistema Binario (S.D. a S.B.)

Se divide el número (S.D.) por la base del S.B. que es 2, tales resultados se van registrando en una tabla de doble entrada. Si se obtiene un número entero es un cero “0” y si da un número decimal es un uno “1” –en la tabla solo se registra la parte entera-. Se divide hasta llegar a uno.

Para una mejor aclaración de esta conversión se da un ejemplo:

Conversión de Sistema Decimal a Sistema Octal (S.D. a S.O.)

Se divide el número (S.D.) por la base del S.O. que es 8, tales resultados se van registrando en una tabla de doble entrada. Si se obtiene de la división un número entero, se registra en la tabla y se coloca un cero “0”, si da un número decimal se registra en la tabla la parte entera y la parte decimal se multiplica por la base del S.O. que es 8, el resultado se registra en la tabla.

Para una mejor aclaración de esta conversión se da un ejemplo:

Conversión de Sistema Decimal a Sistema Hexadecimal (S.D. a S.H.)

Se divide el número (S.D.) por la base del S.H. que es 16, tales resultados se van registrando en una tabla de doble entrada. Se obtiene un número decimal, por lo que la parte entera se registra en la tabla y la parte decimal se multiplica por la base del S.H. que es 16, si el resultado de esta división da entre 0 a 9 se registra tal cual en la tabla, si el resultado da entre 10 y 15 se reemplaza por la letra correspondiente en el S.H. (por ejemplo: el lugar 10 en el S.D. es la letra A en el S.H.).

Para una mejor aclaración de esta conversión se da un ejemplo:

Los éxitos de Apple (resumen)

Una larga lista de productos y servicios nacieron a lo largo de la historia de Apple, fundada entre Steve Jobs y Steve Wozniak.

- Computadoras Macintosh: la primera Macinstosh fue lanzada en 1984 y la línea ha crecido para incluir las iMac y elegantes portátiles MacBook

- El iPod: presentado en 2001, el reproductor personal de música revolucionó el sector del entretenimiento portátil digital, que culminó con su reproductor iPod Touch con pantalla táctil.

- iTunes Store: lanzado como iTunes Store en 2003, la tienda en línea de Apple vende música, películas y programas de televisión para computadoras y para sus dispositivos portátiles.

- El iPhone: Apple presentó su primer iPhone en 2007, combinando características de iPod y conectividad de internet en un teléfono inteligente con pantalla táctil, que rápidamente se convirtió en el dispositivo portátil por excelencia.

- La Tienda de Aplicaciones App Store: Apple comenzó a dejar que los desarrolladores externos diseñaran aplicaciones para el iPhone y el iPod Touch en 2008, abriendo una tienda en línea, App Store, que ahora tiene más de 150.000 miniprogramas divertidos y funcionales.

- El iPad: Apple anunció la llegada de la "era post computadora personal" en abril de 2010 con el lanzamiento de la tableta iPad, que tiene más o menos el tamaño de una hoja de papel.

DENOMINACIONES DE LOS ARCHIVOS EN EL PAQUETE OFFICE

Acá se resume las distintas denominaciones de los archivos en los distintos software que tenemos del Paquete Office:
 

• Procesador de Textos "Word": al archivo se lo denomina DOCUMENTO, que está compuesto por varias PÁGINAS.

• Planilla de Cálculo "Excel": al archivo se lo denomina LIBRO, que está compuesto por varias HOJAS, que a su vez tiene 256 hojas más, o más inclusive -según el software-.

• Presentaciones "PowerPoint": al archivo se lo denomina PRESENTACIÓN, que está compuesto por varias DIAPOSITIVAS.

• Base de Datos "Access": al archivo se lo denomina BASE DE DATOS, que está compuesta por varias TABLAS.

• Publicaciones "Publisher": al archivo se lo denomina PUBLICACIÓN, que está compuesta por varias PÁGINAS.

MARCO TEÓRICO de Planilla de Cálculo "EXCEL"

VENTANAS

Iconos de Planillas de Cálculos de Excel:

Ventanas de Microsoft Excel 

Tener en cuenta que a partir de la versión Excel 2007, no son muchos los cambios de las siguientes versiones.

CONCEPTOS

• Microsoft Excel: es un software que nos permite crear plantillas electrónicas, utilizar fórmulas y funciones para realizar cálculos, insertar gráficos estadísticos, y muchas otras funciones relacionadas con las finanzas, la contabilidad y la matemática.
• Libro: un libro es un archivo. Está compuesto por hojas, a su vez cada hoja tiene 255 hojas más.
• Hoja: es una planilla con filas enumeradas (Fila 1, 2, etc.) y columnas alfabetizadas (Columa A, B, etc.)
• Celda: es el lugar donde se introducen los datos, lugar formado por una columna y una fila.
• Rango: es un conjunto de celdas.

FORMATOS A LAS PLANILLAS

Versión ´98 y 2003 de Microsoft Excel

• Bordes y Sombras

1. Seleccionar la tabla,
2. Ir a Formato / Celdas,
3. Luego a Bordes; elegir estilo, color y contorno-interior, y
4. Después, clic en Tramas para elegir un color de fondo de la tabla.

• Colocar el signo $ y separador de los miles "."

1. Seleccionar datos
2. Ir a Formato / Celdas, y
3. En la ficha Número, elegir Contabilidad; especificar decimales y símbolo.

 

• Alineación de Encabezados:

1. Seleccionar encabezados (celdas con los títulos de las tablas),
2. Ir a Formato / Celdas,
3. En la ficha Alineación, elegir en Horizontal: centrar, en Vertical: centrar, y luego marcar la opción Ajustar texto.

Versión 2007 y 2010 de Microsoft Excel

En esta versión, para acceder al menú Formato/Celdas, basta con marcar la tabla, clic con el botón derecho del mouse sobre la selección y en el menú contextual que aparece elegir la opción Formato de celdas... 

Nota: cambia el nombre de la ficha Tramas por Relleno.

CÁLCULOS

Tanto las fórmulas como las funciones van precedidas del signo igual "="

• Fórmulas:

Uso de OPERADORES ARITMÉTICOS tales como suma (+), resta (-), multiplicación (*), división (/), porcentaje (%) y potenciación (^).

Ejemplos:

=A1+B1                      =A1*21%                               =A1/3

• Funciones:

Es una fórmula que permite realizar cálculos más complejos y con más rapidez.

1. Se marca la celda donde se desea insertar la función,
2. Clic en la pestaña de la Autosuma, 
3. Elegir la función que se desea (suma, promedio, cuenta, máx, mín) o Más funciones... para elegir otras funciones.
4. Una vez insertada la función, marcar o seleccionar las celdas con las cuales se desea operar, y luego presionar Enter.

Sintaxis de una función:

Una lista de las funciones más utilizadas (que luego se detallarán):

• Suma

Permite realizar la suma de un rango de celdas.

Sintaxis:

=suma(número1;número2;...)

• Promedio

Permite realizar el promedio de un rango de celdas.

Sintaxis:

=promedio(número1;número2;...)

• Cuenta

Permite contar las celdas que no están vacías.

Sintaxis:

=cuenta(número1;número2;...)

• Máx

Permite hallar el valor máximo de un rango de celdas.

Sintaxis:

=max(número1;número2;...)

• Mín

Permite hallar el valor mínimo de un rango de celdas.

Sintaxis:

=min(número1;número2;...)

• Buscarv

Permite buscar un valor específico en una matriz y colocar el valor que se desee.

Sintaxis:

=buscarv(valor buscado; matriz; indicador de columna)

• Cuenta.si

Permite contar las celdas dentro del rango, que no están en blanco y que cumplan con el criterio especificado.

Sintaxis:

=cuenta.si(rango;criterio)

• Sumar.si

Permite sumar celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.

Sintaxis:

=suma.si(rango;criterio;rango suma)

• Y 

Es una función lógica que devuelve VERDADERO si se cumplen todos los argumentos, de lo contrario, devuelve FALSO.

Sintaxis:

=y(valor lógico1; valor lógico2:...)

• O

Es una función lógica que devuelve VERDADERO si se cumplen por lo menos uno o más argumentos, de lo contrario, devuelve FALSO.

Sintaxis:

=o(valor lógico1; valor lógico2:...)

• Año

Permite insertar el año correspondiente a la fecha.

Sintaxis:

=año(número de serie)

• Ahora

Permite insertar el número de serie de la fecha y hora.

Sintaxis:

=ahora()

• Hoy

Permite insertar el número de serie de la fecha actual.

Sintaxis:

=hoy()

• Entero

Permite redondear un número hasta el entero inferior más próximo.

Sintaxis:

=entero(número)

• Entres otras.

Funciones anidadas: se les llama así cuando se coloca una función dentro de otra. 

Por ejemplo:

=SI(PROMEDIO(A1:A10)<70;"INGRESO";"RENDIR OTRA VEZ")

OPERADORES

Operadores Aritméticos:

1. Suma                        +
2. Resta                        -
3. Multiplicación           *
4. División                     /
5. Porcentaje                %
6. Exponente                ^

Operadores de Comparación:

1. Igual                           =
2. Distinto                     <>
3. Mayor                        >
4. Menor                        <
5. Mayor o igual            >=
6. Menor o igual            <=

Ejemplos:

• =A1/5

Divide el contenido que se encuentra en A1 por 5.

• =(C1+C2)*2

Primero suma el contenido que se encuentra en C1 y C2, y luego, su resultado lo multiplica por 2.

• =A1>B1

Se compara indicando que A1 es mayor que B1.

AUTOLLENADO

Permite terminar más rápido el tipeo de planillas. Se pueden autollenar números, textos, textos con números, formatos de celdas, fórmulas y funciones, de la siguiente manera:

NOTA: si se presiona la tecla CTRL mientras se arrastra, Excel rellenará las demás celdas con el número consecutivo, o en el caso de las fechas, repetirlas.

GRÁFICOS ESTADÍSTICOS

Partes de un gráfico:

Crear un gráfico:

Versión ´98 y 2003 de Microsoft Excel

1. Marcar los valores a graficar.
2. Ir a Insertar / Gráfico.
3. Elegir una Categoría de Gráfico (Ej.: columnas, circular, líneas, etc.) y luego una Subcategoría (Ej.: circular 3D, circular simple, circular seccionado, etc.).
4. Luego seguir los pasos del Asistente de Gráficos, para colocar Títulos y Subtítulos, especificar Leyenda y Rótulos.

Versión 2007 y 2010 de Microsoft Excel

1. Marcar los valores a graficar.
2. Ir a Insertar / Gráfico.
3. Elegir una Categoría de Gráfico (Ej.: columnas, circular, líneas, etc.) y luego una Subcategoría (Ej.: circular 3D, circular simple, circular seccionado, etc.).
4. Al hacer un clic sobre la Subcategoría del gráfico elegido, se insertará en la hoja el gráfico.
5. Inmediatamente como se puede visualizar se activa la pestaña Diseño para elegir Tipo, Dato, Diseño de gráfico y Estilos de diseño. Y en la pestaña Presentación encontraremos Etiquetas, Ejes, Fondo y Análisis.

Tipos de gráfico:

A modo de síntesis, a continuación se presenta las posibilidades de representaciones gráficas que tiene la planilla de cálculo, se analiza a grandes rasgos la función o el uso más usual que se le da a cada tipo de gráfico.

Los histogramas

Es un tipo de gráfico empleado habitualmente para realizar análisis estadísticos sobre el conjunto de datos. Básicamente, la función que cumple es mostrar la cantidad de veces que se produce un hecho, a lo que denomina frecuencia (o aparición de un valor) según ciertas categorías o rangos de datos, llamados intervalos de clase.

Los intervalos de clase se representan en el eje de abscisas, y sobre cada uno de ellos se grafica una barra cuya altura es proporcional a la frecuencia.

Líneas, columnas y barras

• Para representar un conjunto de observaciones hechas a lo largo del tiempo, normalmente a intervalos iguales, se usa por lo general un gráfico de líneas. Esta representación gráfica se suele denominar serie cronológica o temporal, ya que la variable independiente es el tiempo. La escala de tiempos se representa en el eje horizontal. Estos gráficos son los que mejor se adaptan a la representación de tendencias, pues ponen en evidencia inmediatamente los incrementos y decrementos de la series de valores.

• Para centrar la atención en los valores en sí, y no en su progresión y continuidad, es posible representar los datos solamente a través de símbolos. Es un caso particular de los gráficos de líneas. Es posible también combinar líneas y símbolos para indicar con precisión la localización exacta de cada uno de los valores de una serie de datos.

• Para realizar comparaciones, Excel ofrece diferentes diagramas: de columnas, de barras, etc., todos ellos de forma y posibilidades similares. Los gráficos de columnas son apropiados para comparar los valores de una o más series. En ellos se toman las áreas de las columnas proporcionales a los valores numéricos relacionados con cada categoría. Como las columnas tienen el mismo ancho, la que mantiene la proporcionalidad con los datos es la altura. Cuando se representa más de una serie, las columnas de las distintas series se visualizan una al lado de la otra, y a cada una se la asigna un patrón de relleno o un color diferente. El ancho de las columnas depende del número de valores representados: cuando más valores se presenten, más angostas serán las columnas. La dirección de izquierda a derecha que imponen la lectura de un gráfico de barras es apta para representar el progreso hacia el alcance del objetivo previsto. Estos gráficos se usan, por ejemplo, para comparar beneficios reales y presupuestados.

• Para comparar el total de las categorías consideradas, visualizando además la contribución relativa de cada serie, se utilizan los gráficos de barras o columnas apiladas. Constan de barras o columnas verticales segmentadas para representar varias series de valores, donde cada parte de las barras o columna representa un valor de cada una de las series.

Radios, áreas, sectores, anillos

• Los gráficos radiales se usan para comparar datos con respecto a un único punto central. Cada categoría considerada tiene su propio eje de valores con un epicentro en común.

• Para mostrar cómo afectan varios componentes al conjunto total a lo largo del tiempo, se usan los gráficos de áreas. Comparten las características de los gráficos de líneas y de los de barras apiladas, utilizando a la vez líneas y patrones de relleno para representar varias series de valores. Cada serie que haya en el gráfico queda ilustrada por un área con un patrón de relleno o color que la distingue. Estas áreas se superponen, de manera que el borde superior de cada una representa el total acumulado de las series de valores que haya por debajo.

• Para mostrar las proporciones de las partes en relación al total, se usan los diagramas circulares o gráficos de sectores. Éstos utilizan un círculo para representar una única serie de valores. A cada categoría se le asocia un sector del círculo, de forma que las áreas de los sectores sean proporcionales al porcentaje que representa cada valor sobre el total de la serie.

• Si se desea mostrar las relaciones de las partes con un todo incluyendo varias series de datos, se utiliza el gráfico de anillos. Cada anillo se divide en coronas circulares, que mantienen la proporcionalidad del área con respecto al porcentaje que representa cada valor sobre el total de la serie. De esta manera, se pueden establecer comparaciones entre las relaciones representadas.

• Para este mismo objetivo también se pueden utilizar los gráficos de columnas apiladas 100% o barras apiladas 100%, donde cada rectángulo se divide en porciones proporcionales al porcentaje que representa cada valor de la serie. En este tipo de gráfico también es posible utilizar varias series.

TABLA DINÁMICA

Una tabla dinámica sirva para ordenar y analizar mejor los datos de  un listado o tabla de Excel.

Crear una tabla dinámica:

Versión ´98 y 2003 de Microsoft Excel

1. Colocar el cursor al comienzo de la tabla,
2. Ir al Menú Datos / Informe de Tablas y Gráficos Dinámicos,
3. Marcamos las opciones (suelen ya estar seleccionadas): Lista o base de datos de Microsoft Excel, y más abajo, la opción Tabla Dinámica. Luego Siguiente,
4. El software marca toda la tabla, pero de no hacerlo se debe seleccionar el Rango de la Tabla incluyendo encabezados y Siguiente,
5. Clic en el botón Diseño; a la derecha hay una lista de botones, arrastramos uno de esos botones y lo soltamos donde dice Columna. Repetimos la operación y arrastramos donde dice Fila, y por último arrastramos un tercero donde dice Datos. SIEMPRE TENER EN CUENTA LOS DATOS QUE SE DESEAN ANALIZAR. Luego Aceptar.
6. Ahora se debe especificar donde se desea ubicar la Tabla Dinámica: en una Hoja de Cálculo Nueva o en una Existente (especificar lugar). Después, presionar Finalizar.

Versión 2007 y 2010 de Microsoft Excel

1. Colocar el cursor al comienzo de la tabla,
2. Ir al ficha Insertar / Tabla Dinámica,
3. El software marca toda la tabla, pero, de no hacerlo se debe seleccionar el Rango de la Tabla incluyendo encabezados, y se debe especificar donde se desea ubicar la Tabla Dinámica: en una Hoja de Cálculo Nueva o en una Existente (especificar lugar). Luego Aceptar,
4. A la derecha hay una lista de botones, arrastramos uno de esos botones y lo soltamos donde dice Columna. Repetimos la operación y arrastramos donde dice Fila, y por último arrastramos un tercero donde dice Datos. SIEMPRE TENER EN CUENTA LOS DATOS QUE SE DESEAN ANALIZAR.

Al tener la TABLA DINÁMICA, la misma ha ordenado todos los datos de la tabla inicial. Se pueden insertar más tablas dinámicas para analizar otros datos si se necesita. Además, la Tabla Dinámica tiene unas flechitas o pestañas que nos permiten mostrar u ocultar los datos. 

Actualización de datos

Si agregamos o cambiamos algún datos de la TABLA INCIAL, debemos actualizar la TABLA DINÁMICA:

1. Nos ubicamos sobre la Tabla Dinámica, en cualquier celda.
2. Desde el menú contextual / Actualizar datos se actualizará la tabla automáticamente (la opción actualizar datos se mantiene desactivada si No se encuentra sobre la tabla dinámica).

Gráficos

A partir de la Tablas Dinámicas se pueden crear gráficos estadísticos. Si observamos la barra de herramienta de la Tabla Dinámica, cuando insertamos la Tabla Dinámica tenemos la opción para crear un gráfico.

REFERENCIAS

A la hora de hacer fórmulas o funciones, y aplicar autollenado para hacer los cálculos más rápidos, surgirá la necesidad de fijar las columnas o filas, para que no cambie al autollenar. Para ellos realizaremos lo siguiente:

Para fijar una columna o una fila se utiliza el signo peso "$", siempre adelante. 

Ejemplo:

$A1   o      A$1

Si se fija una columna  o una fila se le llama en Excel Referencia Mixta.           

Ahora si deseo fijar toda la celda completa, solo basta con colocar el "$" adelante de la columna o fila en forma manual o presionando la tecla F4.

Ejemplo:

$A$1

Cuando se fija toda la celda completa se lo conoce como Referencia Absoluta.

MENSAJES DE ERROR MÁS FRECUENTES

Cuando una fórmula no se introduce correctamente, Excel presenta un mensaje de error que indica cuál es el fallo cometido:

• #¡valor!      

Hay que tener cuenta que se han incluido en la fórmula algunos caracteres de texto, o bien se ha hecho referencia a una celda en la que no hay un valor numérico sino un texto.

• #¡div/0!

Se corrige cambiando la fórmula, considerando que hemos hecho referencia en un denominador a una celda donde el valor no existe, o es cero, o es una celda en blanco.

• #¡ref!

Quiere decir error en la referencia: indica que, al actualizar una fórmula con referencias relativas, se están tomando celdas que no existen porque la referencia sale de la hoja de cálculo.

• ######

Nos indica que el resultado no cabe en ese ancho de la celda, basta con ensanchar la columna.

• #¿Nombre?

Este error quiere decir que hay algún error en el enunciado de la fórmula, algún espacio o alguna letra incorrecta.

FORMATO CONDICIONAL

Agregar, cambiar o quitar formatos condicionales

Versión ´98 y 2003 de Microsoft Excel

1. Seleccionar las celdas cuyo formato condicional se desea agregar, modificar o quitar.
2. En el menú Formato, hacer clic en Formato condicional.
3. Seguir estos procedimientos:

Agregar un formato condicional

1. Seguir estos procedimientos:

Para utilizar los valores de las celdas seleccionadas como el criterio de formato, hacer clic en Valor de la celda, seleccionar la frase de comparación e introducir un valor constante o una fórmula. Si se introduce una fórmula, iníciela con un signo igual (=).

Para utilizar una fórmula como criterio de formato (para la evaluación de datos o condiciones que no sean los valores de las celdas seleccionadas), hacer clic en Fórmula e introducir la fórmula cuyo resultado sea un valor lógico de VERDADERO o FALSO.

2. Hacer clic en Formato.
3. Seleccionar el formato que se desea aplicar cuando el valor de la celda satisfaga la condición o la fórmula devuelva el valor VERDADERO.
4. Para agregar otra condición, hacer clic en Agregar y repetir los pasos del 1 al 3.

Pueden especificarse hasta tres condiciones. Si ninguna de las condiciones que se han especificado es verdadera, las celdas conservarán los formatos existentes.

Versión 2007 y 2010 de Microsoft Excel

Los pasos son similares que en la versión de Word anterior, solo que cambian los botones. 


Para ir a Formato Condicional debemos realizar los siguiente:

1. En la ficha Inicio / Formato Conficional,
2. Allí elegir algunas de las opciones -como verán en esta versión de Word tenemos más opciones de formato condicional-, en este caso elegimos Resaltar reglas de celda, luego eligir algunas de las opciones que nos muestra o clic en Reglas.
3. Posteriormente indicar los cambios que se desean hacer y el formato aplicar.

Una muestra de lo que se puede hacer con formato condicional: 

Nota:  Utilizar varias condiciones      Si hay más una condición especificada verdadera, Microsoft Excel sólo aplicará los formatos de la primera condición verdadera, aunque haya varias que lo sean.

Cambiar un formato

Seguir estos procedimientos:

• Para cambiar los formatos, hacer clic en Formato para la condición que se desea modificar.
• Para volver a seleccionar formatos en la ficha actual del cuadro de diálogo Formato de celdas, hacer clic en Borrar y seleccionar los nuevos formatos.
• Para quitar una o más condiciones, hacer clic Eliminar y, a continuación, activar la casilla de verificación de las condiciones que se desea eliminar.

Buscar celdas que tengan formatos condicionales

1. Para buscar todas las celdas que tiene un formato condicional, hacer clic en cualquier celda.

Para buscar las celdas que tienen una configuración de formato condicional idéntica a la de una celda concreta, hacer clic en dicha celda.

2. En el menú Edición, hacer clic en Ir a.
3. Hacer clic en Especial.
4. Hacer clic en Celdas con formatos condicionales.
5. Seguir uno de estos procedimientos:

Para buscar las celdas que tengan cualquier formato condicional, hacer clic en Todos debajo de Celdas con validación de datos.

Para buscar las celdas que tengan formatos condicionales idénticos, hacer clic en la opción Iguales a celda activa en Celdas con validación de datos.

FILTRO automático de datos

La opción de filtrado automático de datos, permite hacer una elección de la visualización de los datos cargados en la planilla.

Para realizar una filtración de datos, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Una vez tipiado los datos, se debe seleccionar la primer celda del encabezado de la planilla,
2. Luego ir a Datos / Filtro / Autofiltro,
3. Aparecerán en cada Título del encabezado unas pestañas con las cuales se podrá elegir los datos que se desearán visualizar.

VALIDACIÓN DE DATOS

La validación de datos se utiliza para evitar errores en el momento de ingresar un dato, ya que solo se podrá elegir la opción que la lista muestre.

Para crear una validación de datos, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Tener tipiado la lista que se desea visualizar e ingresar,
2. Luego se selecciona la celda donde se insertará la Validación de datos, 
3. En Datos / Validación...
4. En Criterio de Validación  / Permitir elegir Lista y en Origen los datos que se desean visualizar,
5. Presionar Aceptar y listo.

Cabe destacar que también existen otros Criterios de validación, como por ejemplo,  fechas, longitud de texto, etc. -otras formas de restringir y limitar el ingreso de datos a una celda-.

FORMULARIOS

Una forma fácil y práctica de rellenar las planillas de datos es utilizando un formulario. Para ello realizar los siguientes pasos:

1. Tipiar los títulos del encabezado de la planilla,
2. Ubicarse en el primer título o marcarlos,
3. Luego en Datos / Formularios
4. Aparecerá un cuadro de diálogo en el cual se pueden ir ingresando los datos, y solos se irán agregando a la planilla.